Pasos Básicos de La Implementación del Sistema de Gestión de Almacenes

Expectativas y motivaciones La implementación de un nuevo sistema de gestión de almacenes implica diferentes conjuntos de expectativas y motivaciones de las diversas partes interesadas. Los directores de empresa y los directores de operaciones / logística, por definición, buscan un rápido retorno de la inversión y una implementación sin problemas. 

Los gerentes de almacén esperan que el nuevo sistema sea fácil de usar para facilitar su trabajo, eliminando procesos ineficientes y malas prácticas y hábitos de almacén. El personal del almacén espera que su trabajo sea más fácil, con menos errores, pero sin que su trabajo se vea amenazado. 

El trabajo del proveedor del sistema de gestión de almacén es comunicarse claramente y gestionar las expectativas desde el principio para ayudar a los empleados de todos los niveles a adaptarse a los cambios inminentes en la operación del almacén. 

Reducción de riesgos La reducción de riesgos es una parte esencial de la implementación del sistema de gestión de almacenes. El objetivo principal es evaluar los riesgos que pueden derivarse de la implementación y tomar medidas para minimizarlos. La experiencia del equipo de implementación dentro del proveedor del sistema de gestión de almacenes es primordial. 

Un equipo de instalación de proveedores de WMS experimentado tendrá mucha experiencia en términos de trabajar con una amplia gama de escenarios de almacenamiento y los procesos pueden conducir a una amplia variedad de riesgos. Cuanto más experimentado sea el personal del cliente y del proveedor que participa en el proyecto, menos expuesto está el proyecto a riesgos inesperados.

Revisión comercial La revisión comercial al inicio del proyecto del sistema de gestión de almacén permite a ambas partes discutir, analizar y comprender cómo funciona el almacén y cuáles son las necesidades y requisitos del almacén. Los tipos de problemas que deberían surgir son las desventajas del sistema de gestión de almacén existente, los riesgos y las expectativas. El cronograma y el proceso de implementación deben basarse en la revisión comercial.

Calendario de implementación Muchos proyectos de implementación de sistemas de gestión de almacenes no cumplen con sus cronogramas. Este problema puede considerarse un riesgo del proyecto. A menudo es el resultado de una planificación incorrecta y obstáculos inesperados. 

Un plan de implementación flexible y realista permite espacio y tiempo en el cronograma para eventos imprevistos y, por lo tanto, puede acomodarlos. Una vez más, la planificación minuciosa es el resultado de un equipo de instalación del proveedor de sistemas de gestión de almacenes con experiencia.

Team Building Se requieren dos equipos para la implementación de WMS: un equipo de implementación y un equipo de ejecutivos de almacén del cliente. Seleccionar el equipo adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. 

El proceso es más complejo que simplemente seleccionar al mejor personal. Cuestiones como la comunicación entre los representantes del cliente y los líderes del equipo de implementación, la química personal son fundamentales para el éxito de la instalación de un sistema de gestión de almacén.

Diseño y personalización El proyecto de instalación del sistema de gestión de almacén está diseñado en base a la revisión comercial mencionada anteriormente, y el software existente está personalizado para satisfacer las necesidades del cliente. 

Cuanto más flexible sea el WMS del futuro, menos personalización será necesaria. Minimizar la personalización suele ser una de las claves del éxito de un proyecto. Aunque la mayoría de los sistemas de gestión de almacenes están diseñados para cumplir con los estándares de la industria, es posible que se requieran cambios en la forma en que funciona el almacén. Los riesgos y expectativas deben abordarse en consecuencia.

Entrenamiento Durante el diseño y la personalización, los futuros usuarios del sistema deben recibir formación. Aunque la formación de usuarios es un proceso que requiere mucho tiempo, no lo descuide. El éxito de la implementación depende en gran medida de la capacidad de los usuarios para manejar el nuevo sistema.

Datos Parte de la implementación de un nuevo WMS implica transferir datos del almacén de un sistema a otro. Esto significa que toda la base de datos utilizada por el sistema antiguo para gestionar el almacén debe adaptarse al esquema de datos y la terminología del nuevo sistema. Además, se deben agregar los datos que faltan y se deben modificar los datos para que se ajusten a los nuevos requisitos del sistema.

Pruebas Las pruebas generalmente se realizan utilizando datos reales del almacén, comparando los resultados de la ejecución del proceso del almacén en ambos sistemas. Se prueban diferentes escenarios de almacenamiento y el proveedor del sistema de gestión de almacén corrige los errores en el diseño. El equipo de implementación del proveedor de WMS también soluciona los errores de configuración.

Despliegue Después de las pruebas y modificaciones, la implementación del sistema de gestión de almacenes alcanza su etapa crítica en la implementación. En una fecha acordada, se carga una instantánea de datos precisa de los datos del almacén en la base de datos del nuevo WMS y se comienza a trabajar con el nuevo sistema. En ocasiones, ambos sistemas se utilizan al mismo tiempo para ciertos procesos a fin de garantizar la precisión de los datos.

Soporte Trabajar con un sistema de gestión de almacenes implementado recientemente a menudo revela problemas que no se abordaron durante la implementación. El soporte es una parte importante de un proyecto exitoso porque la complejidad de un proyecto de sistema de gestión de almacén siempre exige soluciones a los problemas que surgen durante la operación. 

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